Σε μία σύγχρονη επιχείρηση, η αποθήκη αποτελεί το πλέον νευραλγικό τμήμα του συστήματος logistics.
Υπάρχουν δύο βασικοί τύποι αποθηκών:
- Ο τύπος αποθήκης για την υποστήριξη της παραγωγής, όπου εκεί ενοποιούνται οι παραλαβές των πρώτων υλών και των προιόντων, καθώς και
- Ο τύπος αποθήκης για μίξη προιόντων, όπου στην περίπτωση αυτή πολλά εργοστάσια στέλνουν τους διάφορους κωδικούς (προιόντα) σε μία κεντρική αποθήκη, καθώς κάθε εργοστάσιο παράγει μόνο ένα μέρος της συνολικής παραγωγής μίας επιχείρησης.
ΟΙ βασικές λειτουργίες (εργασίες) μίας αποθήκης κατηγοριοποιούνται ως εξής:
- Εργασίες παραλαβής και εισαγωγής προιόντων
- Εργασίες φύλαξης προιόντων
- Εργασίες εξαγωγής και αποστολής προιόντων
Στις μέρες μας, οι Logistics/Warehouse Managers θέτουν ακριβείς στόχους για όλες τις λειτουργίες μίας αποθήκης, όπως, για παράδειγμα:
- Ακρίβεια αποθεμάτων
- Έγκαιρη υπηρεσία παράδοσης
- Σωστή εκπλήρωση παραγγελιών
- Ανταπόκριση σε customized ή απαιτητικά αιτήματα πελατών, κλπ.
Ως εκ τούτου, η τεχνολογία της Πληροφορικής και τα διάφορα λογισμικά συστήματα έχουν γίνει αναπόσπαστο κομμάτι των λειτουργιών μίας αποθήκης και είναι πλέον γνωστά ως Συστήματα Διαχείρισης Αποθήκης (Warehouse Management Systems ή WMS, εν συντομία), τα οποία είναι εφαρμογές λογισμικών που υποστηρίζουν τις καθημερινές λειτουργίες μίας αποθήκης.
Τα λογισμικά συστήματα WMS μπορεί να είναι είτε αυτόνομα συστήματα στην αποθήκη, είτε να αποτελούν ένα υποσύστημα ενός ολοκληρωμένου συστήματος διαχείρισης, όπως είναι το ERP. Ενδεικτικά τα συστήματα αυτά βοηθάνε στην επιτάχυνση του χρόνου φόρτωσης/εκφόρτωσης, τη σωστή διαχείριση των χώρων της αποθήκης και την ενίσχυση της παραγωγικότητάς της.
Οι WMS εφαρμογές μπορεί να είναι πολύπλοκες και να απαιτούν εξειδικευμένο προσωπικό. Όμως ο τελικός προορισμός τους είναι να παρέχουν απαραίτητες πληροφορίες για τον αποτελεσματικό έλεγχο της διακίνησης των αποθεμάτων μέσα στις εγκαταστάσεις μίας αποθήκης.
Πιο συγκεκριμένα τα λογισμικά συστήματα WMS έχουν τους εξής στόχους:
- Ελαχιστοποίηση των λαθών που γίνονται όταν εκπληρώνεται μία παραγγελία με τον προσδιορισμό ταυτότητας στα προιόντα και τον συνεχή υπολογισμό τους.
- Αποστολή και παραλαβή σημαντικών πληροφοριών για τον πελάτη ή την αποθήκη με τον ελάχιστο δυνατό χρόνο υλοποίησης μέσω ηλεκτρονικής μεταβίβασης.
- Την αύξηση της παραγωγικότητας του προσωπικού με τη διαχείριση και τη θέσπιση προτεραιοτήτων στις εργασίες.
- Τη μεγιστοποίηση της χρηστικότητας του χώρου επιλέγοντας τον κατάλληλο χώρο αποθήκευσης.
- Την μείωση του καταλόγου αποθεμάτων και τη διαχείριση αναγκών μέσω της συνεχής ροής πληροφορίας.
Τα συστήματα WMS εκτελούν πολλαπλές εργασίες σε μία αποθήκη. Ενδεικτικά κάποιες από αυτές τις εργασίες είναι:
- Προετοιμασία παραγγελίας, είσοδος και προγραμματισμός
- Inbound appointment scheduling
- Προ-παραλαβή
- Υποδοχή
- Αποθήκευση
- Διασταύρωση παραγγελιών
- Επιθεώρηση
- Σχεδιασμός ομαδοποιημένης παραγγελίας
- Προετοιμασία παραγγελίας
- Περιοδική καταμέτρηση
- Ενημέρωση απογραφικού καταλόγου
- Αποθήκευση
- Φορτωτική
- Αναφορά απόδοσης
- Διαχείριση φόρτου εργασίας και προγραμματισμός εργασίας
Πως ακριβώς λειτουργεί ένα σύστημα WMS
Ένα αποτελεσματικό WMS παρέχει όλες εκείνες τις αναγκαίες πληροφορίες στους διαχειριστές της αποθήκης ώστε με τη σειρά τους να μπορέσουν να ελέγξουν τη ροή των προιόντων από την παραλαβή μέχρι τη φόρτωση. Βοηθάει την αποθήκη να μπορεί να επικοινωνεί με όλα τα υπόλοιπα πληροφοριακά συστήματα διαχείρισης μίας επιχείρησης, όπως με τις πωλήσεις, τις παραγγελίες, τον έλεγχο παραγωγής, το λογιστήριο, τη μεταφορά. Στις μέρες μας, όλο και περισσότερο αυτά τα συστήματα ενσωματώνονται στο ERP σύστημα.
Επιπλέον, ένα αποτελεσματικό WMS σύστημα, επιτρέπει στα τμήματα μίας επιχείρησης να λαμβάνουν αποφάσεις, σε διάφορα επίπεδα, όπως:
- Λειτουργικό επίπεδο: διαχείριση παραγγελιών, προιόντων, αποθεμάτων.
- Τακτικό επίπεδο: πρόβλεψη ζήτησης, φιλοσοφία αποθήκευσης
- Στρατηγικό επίπεδο: ανάθεση σε τρίτους(3PL’s), διείσδυση σε νέες αγορές, επιλογή προιόντων, κλπ.
Ένα WMS διαχειρίζεται ακριβείς πληροφορίες που επιτρέπουν στην επιχείρηση να ελαχιστοποιήσει τα αποθέματα, να βελτιώσει τη δρομολόγηση και τον προγραμματισμό των οχημάτων μεταφοράς και γενικότερα να βελτιώσει τα επίπεδα εξυπηρέτησης των πελατών.
Τα περισσότερα WMS συστήματα διαθέτουν μία βασική δομή δραστηριοτήτων που συνοδεύονται από μία μεγάλη γκάμα από εξειδικευμένα λειτουργικά υποσυστήματα, όπως:
- Διαχείριση παραλαβών
- Διαχείριση αποθεμάτων
- Διαχείριση εγγραφών αποθήκης
- Επίβλεψη και διαχείριση πολλαπλών φορτίων
- Διεκπεραίωση παραγγελιών
- Διαχείριση ανεφοδιασμού
- Διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού
- Έκδοση αναφορών και στατιστικών στοιχείων
Ποια είναι τα βασικά πλεονεκτήματα ενός WMS συστήματος
Το βασικότερο πλεονέκτημα για τις εταιρείες που χρησιμοποιούν συστήματα WMS είναι η μείωση του κόστους λειτουργίας μέσω της αποτελεσματικότερης διαχείρισης των αποθεμάτων.
Αυτό επιτυγχάνεται, λόγω των εξής παραμέτρων:
- Αποφυγή ελλείψεων προιόντων
- Αποφυγή συσσώρευσης μεγάλης ποσότητας από ένα προιόν
- Παρακολούθηση των θέσεων και των μετακινήσεων των προιόντων
- Εξοικονόμηση προσωπικού με την αυτοματοποίηση της διαδικασίας
- Εξαγωγή συγκεντρωτικών αναφορών και στοιχείων
- Παρακολούθηση των τάσεων της αγοράς
Οι ωφέλειες ενός WMS συστήματος περιλαμβάνουν:
- Δυνατότητα διαχείρισης πολλαπλών αποθηκών από ένα σύστημα
- Μείωση ελλείψεων των αποθεμάτων
- Ελαχιστοποίηση των επιστροφών
- Μείωση κόστους από ληγμένες παρτίδες
- Μικρότεροι κύκλοι παράδοσης ενός προιόντος
- Μείωση του κόστους εργασίας και εξοικονόμηση πόρων
- Ακρίβεια στις παραδόσεις των προιόντων
- Περιορισμός των ανθρώπινων σφαλμάτων και αύξηση παραγωγικότηταας
- Βελτιστοποίηση της χρήσης προσωπικού και εξοπλισμού
- Μείωση των αναγκών σε αποθηκευτικό χώρο
- Συνεχής και λεπτομερής πληροφόρηση σε πραγματικό χρόνο
